L'articolo 2704 del Codice Civile stabilisce che la data di una scrittura privata non autenticata non è considerata certa rispetto ai terzi fino a quando la scrittura non viene registrata, oppure fino alla morte o alla sopravvenuta impossibilità fisica di chi l'ha sottoscritta, oppure fino a quando il contenuto della scrittura non viene riprodotto in atti pubblici, o infine fino a quando non si verifica un altro fatto che dimostri con certezza la data di creazione del documento.
Per garantire la certezza della data di una scrittura privata o di altre prove documentali, è sufficiente che vi sia un collegamento con un fatto temporalmente certo, anche attraverso presunzioni semplici, che indichi che il documento è stato creato prima di quel fatto. Secondo l'articolo 2729 del Codice Civile, le presunzioni devono essere gravi, precise e concordanti, ma non è necessario un legame di causa-effetto assolutamente esclusivo, basta che il fatto ignoto sia una conseguenza ragionevolmente possibile del fatto noto.
In passato, uno dei modi più comuni per garantire la data certa di un documento era l'apposizione di un timbro postale datario sul foglio contenente lo scritto. Tuttavia, con l'avvento dei servizi digitali e la dismissione dei servizi postali, si sono diffusi l'uso delle marche temporali digitali o delle marche postali elettroniche.
Le marche temporali digitali vengono utilizzate per i documenti analogici e vengono apposte su copie informatiche. Una copia informatica munita di data certa fa presumere che il documento analogico corrispondente abbia anch'esso una data certa.
Il Regolamento Ue eIDAS stabilisce i requisiti per la validazione temporale elettronica, che include il collegamento della data e dell'ora ai dati in modo da escludere modifiche non rilevabili, l'utilizzo di una fonte accurata di misurazione del tempo e l'apposizione di una firma elettronica avanzata o sigillata.
La posta elettronica certificata e i servizi elettronici di recapito certificato offrono anche un modo per attribuire una data certa a un documento, poiché le ricevute di consegna e di accettazione contengono firma elettronica avanzata del gestore di posta elettronica, attestandone la data e l'ora.
Tuttavia, è importante distinguere tra la validazione temporale di un documento e la sua natura e le sue caratteristiche formali. La validazione temporale garantisce la data certa del documento, mentre la sua natura e le caratteristiche formali possono influenzarne la validità giuridica.
Infine, la Cassazione ha chiarito che la posta elettronica certificata attesta l'invio e la ricezione del messaggio, ma non garantisce il contenuto effettivo dei documenti allegati. Pertanto, il contenuto degli allegati deve essere verificato separatamente.
