News Marche Temporali Torna alle News

Conservazione di libri e scritture contabili e marche temporali

Dematerializzazione e conservazione digitale dei documenti

  • 22 06 2023
Conservazione di libri e scritture contabili e marche temporali

Il processo di dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti contabili ed amministrativi proviene dall’adozione del Regolamento Comunitario eIDAS 910/2014/UE. L’applicazione delle linee d’indirizzo europee ha condotto alla stesura di un’Agenda Digitale Italiana e alla creazione della Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), che si occupa di elaborare linee guida e regole tecniche in osservanza delle direttive UE.

A causa di una certa tradizionale ridondanza normativa, però, in Italia il dibattito sulla dematerializzazione delle scritture contabili e dei documenti amministrativi è ancora vivo, il che non può che generare dubbi e perplessità in chi si trovasse di fronte all’obbligo di tale conservazione. 

Vediamo qui, nello specifico, in cosa consiste la conservazione a norma dei documenti, con un breve focus sul ruolo delle marche temporali nel processo di conservazione dei documenti fiscali.

La conservazione digitale a norma dei documenti informatici

La conservazione digitale dei documenti è cosa ben diversa sia dall’archiviazione degli stessi sia dal lungo processo di dematerializzazione e digitalizzazione che ha condotto all’introduzione dei documenti digitali nei processi che coinvolgono aziende e pubblica amministrazione. 

L’archiviazione coincide con la memorizzazione di un documento, che sia digitale o soltanto dematerializzato ovverosia scansionato, su un supporto idoneo. L’archiviazione di un documento, in generale, non risponde a regole specifiche.

La conservazione digitale dei documenti indica invece una procedura di conservazione normata dalla legge italiana e dai regolamenti europei, che coinvolge tutti quei documenti per cui è prevista la conservazione digitale, o sostitutiva.

Se la dematerializzazione è quel processo che prevede l’eliminazione del supporto cartaceo, tramite scansione dei documenti o trasferimento su supporto digitale, la digitalizzazione investe sia la normativa sia la struttura stessa dei documenti informatici, che dopo un lungo processo vanno a sostituire quelli cartacei - anche a livello legale. Si pensi, per esempio, all’enorme differenza che sussiste tra una fattura cartacea scansionata ed una fattura elettronica.

Dal momento in cui un documento digitale acquisisce valore legale e addirittura sostituisce l’equivalente cartaceo, anche la sua conservazione deve seguire determinate regole, stabilite dai regolamenti di cui sopra.

La conservazione a norma dei documenti contabili ed amministrativi, specie nel caso in cui ne sussista l’obbligo di legge, garantisce autenticità, integrità, affidabilità e reperibilità dei documenti. Ne va dunque garantita l’immodificabilità e l’integrità per tutto il tempo richiesto dalle diverse normative di riferimento. 

Vediamo quali sono le regole di conservazione e per quali documenti vige l’obbligatorietà della conservazione sostitutiva.

La conservazione sostitutiva dei registri contabili è obbligatoria?

Il centro del quadro normativo, per quel che concerne la conservazione dei documenti dematerializzati o digitali, è il Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 Giugno 2014, in cui vengono riportate le disposizioni per la conservazione a norma dei documenti informatici. 

Questi devono essere conservati in modo da:

  • rispettare le disposizioni di Codice Civile, CAD, linee guida e regole tecniche AgID;
  • consentire le funzioni di ricerca ed estrazione di informazioni e dati, a partire da quelli anagrafici e, nel caso di aziende o persone giuridiche d’altro tipo, quelli per cui è prevista la dichiarazione obbligatoria;
  • essere provvisti di marcatura temporale, ovvero di un riferimento temporale opponibile a terzi a livello legale;
  • rispettare le scadenze di trasmissione dei documenti e delle dichiarazioni utili ai fini fiscali come da Legge 4 Agosto 1994, n.489.

Il primo punto da chiarire è dunque quello dei soggetti per cui esiste la conservazione sostitutiva obbligatoria, unitamente alle scadenze da rispettare. Per le imprese è diventata obbligatoria da quest’anno la conservazione digitale delle fatture elettroniche - entro i tre mesi successivi alla data ultima per la dichiarazione dei redditi - ma ci sono altri documenti per cui è richiesta tale procedura.

La conservazione digitale è obbligatoria per le fatture elettroniche, le email inviate tramite PEC e i contratti in formato digitale siglati con firma digitale.

La conservazione però è obbligatoria anche per “tutte le informazioni e i documenti di cui è prescritta appunto la conservazione nel tempo”; come comportarsi quindi con i documenti contabili e con quei registri per cui non è ancora disponibile un ciclo di trasmissione digitale completo? 

Una nota dell’Agenzia delle Entrate dello scorso 9 Aprile specifica che “è possibile scegliere se porre i documenti in conservazione sostitutiva, secondo le regole previste dal CAD, o procedere alla stampa e all’archiviazione cartacea”. 

Per la conservazione digitale dei registri contabili, dunque, è ancora lecito scegliere tra due vie: archiviare e conservare i documenti in formato cartaceo, ivi compresi quelli dematerializzati e stampati, oppure archiviare i documenti in formato digitale e procedere con la conservazione sostitutiva (o digitale) a norma.

Come specificato dalla recente nota dell’Agenzia delle Entrate, la conservazione digitale deve mantenere la valenza legale di contenuto, tempo e forma del documento, caratteristiche testimoniate dalla presenza di due elementi:

  • la marca temporale, che ne certifica data ed orario;
  • la firma digitale, che consente la sostituzione definitiva del documento digitale a quello cartaceo.

L’unica prassi accettata, dunque, che consente di garantire immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità dei documenti è quella che prevede l’apposizione di marca temporale e firma digitale a ogni documento digitale da conservare a norma. 

È bene ricordare, a tal proposito, che la conservazione sostitutiva si applica anche ai documenti rilevanti ai fini fiscali: se quindi si intende optare per la conservazione digitale di libri giornale, registri iva o libri degli inventari, sarà necessario seguire le regole di conservazione ed applicare firma digitale e marcatura temporale a libro giornale, libri e registri iva e altre scritture rilevanti ai fini fiscali.

 

Scegli il Pacchetto di Marche Temporali

più adatto alle tue esigenze su Marchetemporali.com

Al prezzo più basso sulla rete!

SCEGLI LOTTO MARCHE TEMPORALI

Conservazione di libri e scritture contabili e marche temporali


Grandi volumi di marche temporali

Se necessitate di un numero importante di Marche Temporali acquistate in unica soluzione contattateci. Un nostro preparerà un'offerta personalizzata per soddisfare la vostra richiesta.

Un Nostro consulente la contatterà per fornirle un preventivo adatto alle sue esigenze.

Richiedi grandi volumi

Marche Temmporali